行政文员的 AI 小系统 —— 四件套

一句话定位：不是教你 "用 AI 写个通知"，而是帮行政岗搭一套每周都能复用的 AI 提效系统。

学习目标

• 拿到行政岗的 "四件套"：工具组合 + 提示词模板库 + 每周工作流 + 核查清单

• 学会把行政岗最重复的 3 件事（写通知、整纪要、理文档）系统化

核心内容要点

1. 工具组合：

• 日常写东西：豆包 / 元宝

• 会议记录：飞书妙记 / 讯飞听见

• 文档整理：WPS AI

1. 提示词模板库（3 个行政岗高频模板）：

• 写通知 / 邀请函 / 会议议程

• 整理会议纪要 + 待办

• 把零散文件按类别整理成目录和摘要

1. 每周工作流：

• 周一：用 AI 写本周部门通知

• 周三：开完会用 AI 整纪要 + 待办表

• 周五：用 AI 整理本周文件归档目录

1. 核查清单：

• 通知里的时间、地点、人名必须核对

• 会议纪要里的待办责任人必须确认

• 涉及员工个人隐私的信息要脱敏

1. 真实案例：

• 用友用 AI 帮 HR 写招聘 JD，从 30 分钟缩到 30 秒（据媒体 2026）

• 西门子用 AI 筛简历，把需要人工看的简历量压到原来的 53%

• 杭州某医院 AI 助理帮护士把单病区每天 2-2.5 小时的重复工作省下来（据中国日报网 2026-03 报道）

实操案例（完整产出）

• 跟着本讲，用 AI 完成一个完整的 "周行政工作包"：

• 一份本周部门会议通知

• 一份模拟会议纪要 + 待办表

• 一份本周文件归档清单

• 提示词模板（写通知）：

``` 你是一名公司行政文员。帮我写一份内部通知：

事由：下周五下午2点在3楼会议室召开季度总结会

参会人：各部门主管

要求：每人准备5分钟本部门季度汇报

格式：正式通知，包含时间、地点、参会人、要求、联系人

字数200字以内。

写完后自查：时间、地点、人名有没有写错？ ```

建议时长：15 分钟

听众收获：带走一套行政岗可以直接用的提示词模板库，下周开始就能用。

可切片点

• "行政文员的 AI 工具箱：3 个提示词就够用一周"（行政岗收藏类）